AEO认证最强指南—海关AEO信息系统的功能需求及海关判定标准详解(上)

0123456789

许多准备申请海关AEO认证的企业，往往误认为AEO认证的准备工作仅仅是基于对公司实力的自信，以为只需提供制度体系和少量记录便可通过，或者错误地以为只要公司拥有信息系统，就满足了海关AEO认证的标准要求。这种误解可能会给企业的AEO认证申请工作带来严重的后果。

; v' ~- B9 F- u2 r; m" ?0 j) \在深入研读海关AEO认证标准后，我们会发现，该标准对企业的硬件和软件都有明确要求，特别是信息系统方面。我们需要深入思考，信息系统的建立初衷，是仅仅为了满足AEO认证的最低要求，还是能够在此基础上最大限度地帮助关务人员减轻工作负担。

4 y9 v2 h5 X% I9 e今天，果子（微信：sunkai0107）将根据自己的近十年AEO认证工作经验，为大家详细介绍海关AEO认证对信息系统的具体要求。

+ R) W$ l% T+ U- u因为篇幅有限，该文会分为两次发出，全文概要如下：

% s! C9 r, _/ F: P一、海关AEO认证标准解读
0 w; |  x5 }/ M+ |, G! u2 m
; \' S8 B7 }: {+ O2 b二、海关为何如此重视信息系统建设
1 @( W7 F8 E5 A5 L- ]
三、进出口货物收发货人的信息系统要求

四、报关企业的信息系统要求
3 a% X0 p% ?5 F* q! k
# w1 i9 J, n& W' a+ l: g6 q五、多系统并存企业怎么办
: c( p$ V3 E' y
六、海关对AEO信息系统的审核方式及穿行测试
0 C6 {7 X1 j% _% X* e
1 E2 \8 c! G! r, V7 i七、信息系统对关务人员的影响、重要性和机遇

# z% i% N* `2 Y. W$ o# P1 ]0 T八、海关AEO认证中对信息系统的审核标准

九、关务信息系统选择指南
; U2 b. {5 |. D

3 E% p1 c& @3 c2 V* F3 z一、海关AEO认证标准解读

海关AEO认证标准中的“信息系统”大项下共有三条标准，其中第8条涉及数据存储能力，第9条关注信息安全，而真正对信息系统功能提出要求的是第7条。原文如下：
! q8 }: x% j) a, j8 }, w

( l# E9 |/ L0 p+ s建立有效管理企业生产经营、进出口活动、财务数据等的信息系统，确保进出口活动的主要环节在系统中能够实现流程检索、跟踪，且涉及的货物流、单证流、信息流能够相互印证。
+ |( \7 g& T! b" e

在仔细阅读并标注后，我们不难看出，这一条款包含了对信息系统覆盖范围、功能和目的三方面的关键信息：
! M8 a3 T- @- K- h' I
0 a9 G! I4 \( I1 \2 @9 @7 C3 m0 a4 y覆盖范围。认证标准中明确指出了“企业生产经营、进出口活动、财务数据”。这里的生产经营通常指采购和销售部分，财务数据涉及财务收支和收付汇情况，而进出口活动则应包括进出口的全流程管理。

6 P0 n( H, h& B, }! [功能范围。认证标准中明确提出了“实现检索、跟踪”。这意味着每一票进出口业务在信息系统中的立项、决策、复核、物流、财务等过程都应被记录，并能像追踪快递一样，详细记录每个环节。
) a* r2 f6 A% Q8 z
系统目的。认证标准中明确了“货物流、单证流、信息流能够相互印证”。信息的相互关联是为了验证进出口货物的合法性。例如，在一次进口业务中，如果外方比合同约定多发了货物，而进口方按合同申报，就会构成不如实申报，并可能导致关税的漏缴。除非多发的货物没有入库、出库记录，没有物流记录，没有收付款记录，否则一定会留下线索。
( H8 I  b( B* n/ s
. b4 b, s( M% a, Y4 Y* v. J二、海关为何重视信息系统建设

1 d; R. t: I1 `* _+ H' u9 q" Z. g: s在果子多年的AEO认证工作经验中，发现海关对信息系统的重视程度最高。这是因为其他认证标准，如访客管理、人事管理等，规范企业的流程几乎都一样，没有很大差异。但信息系统则不同，几乎每家企业的信息系统都有所不同，这就导致海关在认证时会重点关注信息系统的功能。在海关培育和现场认证时，都会要求企业现场演示信息系统的功能。果子曾经历过最长的一次，海关认证组对信息系统的检查时间长达一小时。
3 G" O) h, S; t! N/ \  W
海关为何如此重视信息系统呢？

% S' m! c. U; E2 k各位关务人员可以参考海关加工贸易智能化联网监管模式。当加工贸易企业的ERP系统数据与海关对接后，就相当于企业具备了相当规范化的管理机制，可以向海关完全开放进出口相关的生产、库存数据。在海关实时联网风险控制的基础上，企业可以获得最大程度的加工贸易便利措施。此外，国税、市场监管、海关等部门在开展稽查或检查时，也往往会通过核查信息系统的数据来进行。
' {! w  o. e0 z7 A  n
9 M. A: D- R, q* ^/ M+ I& n换个角度，企业是否采用信息化管理，也是对其管理者运营管理水平和员工素质的一种体现。在那些完全不依靠信息系统进行管理，或者只有简单记账软件的企业中，似乎看不到规范化管理的希望。

由此可知，具有完善的信息管理系统及有效运作机制，是获得包括海关在内各主管机关认可的先决条件，更是获得AEO认证的前提。
# ?9 K# i/ x7 W% T) l+ ~
既然如此，我们就按企业类型来详细谈谈这些企业申请海关AEO认证时，对信息系统的具体要求吧。

三、进出口货物收发货人的AEO信息系统要求
8 c' G/ B7 i8 {
进出口货物收发货人类别中，主要包括生产企业和贸易公司。其中，涉及加工贸易的生产企业较为特殊，因此单独说明。此外，在收发货人中，还包括部分物流企业。

" ]' \6 N( O5 A生产企业
( E+ E( Y# u8 |% \
2 o, y+ Y1 n2 g( ?5 r9 I/ l) \无论是从事一般贸易进口还是一般贸易出口，生产型企业申请海关AEO认证时，都要求以ERP系统为基础。当然，ERP系统包括采购、销售、生产、财务等主要功能，并具备基础的检索、统计功能。但仅仅这些功能，还无法体现AEO认证标准对信息系统的真正要求，即货物流、单证流、信息流能够相互印证。其中，信息流要求ERP系统各功能之间的数据流转可追溯，这是ERP系统的基本功能。但货物流和单证流的要求，可能就超出了ERP系统的能力范围。

# ?- [8 Z8 |- D+ ]. w9 |0 w以出口企业为例，严格来说，单证流是指出口制单的过程，包括禁止类合规审查和单证复核。现在，很多企业都是根据销售订单，在Excel或Word的合同、发票、装箱单模板上进行修改，以手动生成报关用的单证。但在单证流的要求下，应通过ERP系统设置单证模板，根据销售订单数据直接生成单证，并在系统中完成复核工作。这样，才能实现单证流与订单的相互印证。

再来看货物流，一般情况下，海关会要求出库记录与物流记录相对应，并在系统中得到体现。也就是说，系统中要形成销售订单→出库单→装货时间→司机姓名→车牌号的对应关系。但ERP系统中，往往缺少装货的相关物流信息。对于要求严格的认证关员，还可能需要对出口货物的运输过程进行监控，如车辆是否按规定路线行驶，行驶过程中有无异常等。

由于一般企业的ERP系统无法满足货物流和单证流的所有要求（还有其他功能要求，请参考我后面提到的海关审核标准部分），因此，建议企业采购关务系统，与ERP系统和单一窗口进行对接，以便更实现相关功能。
# d& ~7 A$ x5 ~( w. ]. |# X
  m, w6 p$ p5 b" k加工贸易企业
1 R9 j6 }6 z$ _) `0 ?  Z" I
/ x9 \4 T; m" I, A除了前述生产企业信息系统的基本要求外，加工贸易企业还应根据《中华人民共和国海关加工贸易货物监管办法》（海关总署219号令）的监管要求，加强保税货物的管理。特别是应通过技术手段，确保保税和非保税货物的区分，避免违规提取、销售保税货物。最直接的建议是，在ERP系统料号上对保税和非保税物料进行有效区分，在销售订单环节明确保税或非保税成品，并设置防呆机制，对保税货物手册实施动态平衡管控。

& m% K  r- h  ~( Y2 k5 m7 M贸易公司和物流企业
# u; X- a3 }% R- I0 K3 |4 R- m' C
对于贸易公司而言，最大的特点是没有生产环节，除少数企业外，也没有自营仓库。因此，对于海关而言，信息系统审核的重点在于客户准入环节是否有审批流程，是否能有效区分自营和代理业务，以及是否可以真实体现收付汇金额和下游销售金额。如果是自营进出口的话，由于大多由第三方仓储企业放货，如何进行风险控制就显得尤为关键。

3 ?4 l4 R( j( }2 O% s9 k对于注册为进出口货物收发货人的物流企业，也需要将ERP系统和WMS系统进行有效对接，以满足相关要求。
, m* \! p! ~7 B% P
( b4 u3 @( g4 O* ~2 F, y四、报关企业信息系统的要求

对于报关企业而言，需要改变业务流程，从传统的直接进入单一窗口录入申报信息，转为通过关务系统录入申报信息。在关务系统中，完成对申报内容，特别是申报要素的自动复核后，再发送至单一窗口。此外，还需要在优化接单流程的基础上，增加合理审核和禁止类合规审查的功能。同时，应确保这些作业流程、时间、操作人都有迹可循。
# C9 C" p8 j- M5 D
3 b- F5 w6 ?$ A除了业务层面外，海关还会关注报关企业的财务系统。海关可能会要求通过财务系统调取指定报关单的收款情况。虽然具体原因我们不得而知，但确实有不少认证关员提出过这样的要求。另外根据AEO认证标准单项标准的要求，报关企业的系统还要求具备自动校验申报要素的准确性的功能。
/ x# k/ M" D$ o# k4 [$ U4 M( M
对于注册为报关企业的货代公司而言，除了满足报关企业的相关要求外，果子（微信：sunkai0107）还建议将货代系统和关务系统进行对接，以此实现对于企业自行申报货物数据的直连。

4 l7 [$ Z5 {1 P( u& p- o未完待续……

作者：果子
' k  C$ h# e7 ~7 K  s; K6 D
7 N/ J& ~. m8 j

---

编辑|萍萍图片|部分来自网络微信|13371965850
5 w+ M" F9 R) R- f/ Q, r, Q/ n邮箱|zoe.wu@jying.cn专注于进出口供应链、商品归类、海关AEO认证、关务合规
, k8 G0 M/ w# W; Z3 @. a